In sintesi
Gli errori più comuni nell'autofattura elettronica sono cinque: scambiare TD17 (servizi) con TD18 (beni UE), usare un codice natura N6 incoerente, superare la scadenza del giorno 15 del mese successivo, calcolare il controvalore in euro con data o tasso sbagliati e trasmettere anagrafiche fornitore incomplete. Quasi tutti nascono dalla trascrizione manuale e si eliminano automatizzando estrazione e classificazione dei dati.
I 5 errori più frequenti
1. TipoDocumento sbagliato
Scambiare TD17 (servizi esteri) e TD18 (beni UE) è l'errore numero uno. La regola è semplice ma va applicata con attenzione: prima chiediti cosa hai comprato (beni o servizi), poi da dove viene il fornitore. Un abbonamento software da un fornitore tedesco è TD17; un bancale di merce dallo stesso fornitore è TD18.
«Da dove viene il fornitore» però non si deduce dal marchio: conta l'entità che firma il documento. Emettere un TD17 su una fattura che espone già IVA italiana è una doppia imposizione, ed è un errore che costa quanto quelli in questa lista. La verifica fornitore per fornitore sta in autofattura per fornitore.
2. Codice natura errato
Nelle operazioni in inversione contabile il campo Natura vuole un codice della famiglia N6 coerente con la casistica. Usare un N6 generico dove serve uno specifico (o viceversa) non sempre fa scartare il file, ma lascia una non conformità che riaffiora nei controlli.
3. Scadenza mancata
La trasmissione va fatta entro il giorno 15 del mese successivo alla ricezione (UE) o all'effettuazione (extra-UE). Il ritardo è sanzionabile; il ravvedimento operoso riduce ma non azzera il costo. La causa tipica non è la pigrizia: è la fattura estera rimasta in una casella email di reparto.
4. Cambio valuta impreciso
Tasso preso dalla fonte sbagliata o applicato alla data sbagliata: l'imponibile risulta scostato di pochi euro e nessuno se ne accorge fino alla riconciliazione. Usare sistematicamente i cambi di riferimento Banca d'Italia alla data di effettuazione elimina il problema.
5. Anagrafica fornitore incompleta
Identificativo fiscale estero mancante, indirizzo incompleto, Paese errato: il SdI scarta il file o lo accetta con dati inservibili. La qualità dell'anagrafica fornitori è un investimento che si ripaga a ogni fattura.
La contromisura che funziona
Tutti e cinque gli errori hanno la stessa radice: passaggi manuali. Automatizzare estrazione dei dati, classificazione del documento e calcolo del cambio (come fa Refattura con l'estrazione AI e i tassi Banca d'Italia integrati) elimina le cause alla fonte, non i sintomi.
Consiglio operativo: processa le fatture estere in blocco nei primi giorni del mese. Ogni documento del mese precedente parte con giorni di margine sulla scadenza del 15 e le ricevute SdI si controllano in un'unica sessione.
Domande frequenti
Qual è l'errore più frequente nell'autofattura elettronica?
Scambiare TD17 e TD18: TD17 riguarda i servizi esteri, TD18 i beni intracomunitari. La confusione tra oggetto (beni o servizi) e provenienza del fornitore è la prima causa di scarto o non conformità.
Cosa succede se il SdI scarta un'autofattura?
Lo scarto (notifica NS) non è definitivo: si identifica il codice errore, si corregge l'XML e si ritrasmette. Conviene farlo subito: la ritrasmissione tempestiva evita che il ritardo diventi sanzionabile.
Come si evita di dimenticare la scadenza del 15?
Con un flusso mensile fisso: raccolta delle fatture estere del mese, elaborazione in blocco nei primi giorni del mese successivo, controllo delle ricevute SdI. Meglio ancora se il processo è automatizzato e notifica le fatture in attesa.