Account studio

Il modello multi-cliente

Con l'account studio il commercialista opera da un unico accesso su tutte le posizioni dei clienti. Ogni cliente resta titolare della propria organizzazione e del proprio collegamento a Fatture in Cloud: lo studio lavora con l'autorizzazione del cliente, senza custodire credenziali altrui. È la differenza chiave rispetto a un generico account multi-organizzazione: titolarità e autorizzazioni restano in capo a ciascun cliente, lo studio aggiunge solo l'operatività. Come impostare il servizio, anche commercialmente, è il tema dell'articolo su autofatture per commercialisti.

Invitare un cliente

Dalla pagina Clienti inviti il cliente via email: riceve un link con cui autorizza il collegamento del proprio account Fatture in Cloud tramite OAuth. Da quel momento la sua organizzazione compare nella tua lista e puoi operare sulle sue autofatture. Il cliente non deve imparare la piattaforma: l'unico suo gesto è autorizzare FIC una volta.

Il link vale 7 giorni e si usa una volta sola. Se scade, dalla stessa pagina lo rimandi: il cliente riceve un link nuovo e quello vecchio smette di funzionare. Puoi invitare anche mentre stai lavorando per conto di un cliente: il nuovo cliente si aggiunge sempre allo studio.

Operatività quotidiana

Passi da un cliente all'altro con il selettore organizzazione; ogni posizione ha fatture, fornitori e parametri fiscali propri. Il flusso consigliato è il batch mensile: nei primi giorni del mese elabori le fatture del mese precedente di tutti i clienti e controlli gli esiti da un'unica vista, con margine ampio rispetto alla scadenza di trasmissione del giorno 15.

Un esempio in numeri

Uno studio con 12 clienti con fornitori esteri, in media 8 fatture estere ciascuno al mese: circa 100 autofatture mensili. Gestite a mano, a 10 minuti l'una, sono oltre 16 ore al mese di lavoro impiegatizio. Con Refattura il ciclo diventa: primi 5 giorni del mese, per ogni cliente si carica il batch, si elabora in modalità Banca d'Italia e si rivedono le eccezioni segnalate; la generazione su FIC avviene in blocco. Il tempo si concentra sulla revisione, tipicamente una frazione dei documenti, e la scadenza del 15 smette di essere un rischio da presidiare cliente per cliente.

Default per i nuovi clienti

In Impostazioni, sezione Studio, voce Nuovi clienti (ci arrivi anche dal link in alto nella pagina Clienti) lo studio compila un modello di impostazioni che viene applicato a ogni cliente che collega Fatture in Cloud da quel momento in avanti: aliquote per fornitori UE ed extra-UE, numerazioni e metodo di pagamento. I clienti già collegati non vengono toccati, e su ciascuno puoi comunque cambiare tutto dalla sua scheda.

Non serve che lo studio abbia collegato il proprio Fatture in Cloud: in quel caso le aliquote si scelgono fra quelle proposte da Refattura e le numerazioni si scrivono a mano. Con la connessione attiva, invece, le aliquote e le numerazioni proposte sono quelle della tua azienda.

Le aliquote si salvano per percentuale e descrizione, non per identificativo: su Fatture in Cloud gli identificativi valgono solo dentro una singola azienda. Alla connessione di ogni cliente, Refattura cerca fra le aliquote della sua azienda quella con la stessa percentuale. Se non la trova lascia il campo vuoto invece di sceglierne una a caso.

La numerazione si applica solo se sul Fatture in Cloud del cliente esiste scritta identica, maiuscole comprese: FIC tratta ogni stringa diversa come una serie nuova, e un "AUT" contro un "Aut" già in uso aprirebbe una seconda numerazione in parallelo. Se il cliente non ha ancora nessuna serie dedicata, invece, la numerazione si applica e Fatture in Cloud la crea alla prima autofattura. Tutto quello che non è stato applicato compare come avviso sulla scheda del cliente nella pagina Clienti e nelle sue impostazioni Autofatture, e sparisce quando lo completi e salvi.

Checklist onboarding cliente

• Il cliente ha un account Fatture in Cloud attivo con permessi per autorizzare applicazioni.
• Su FIC esiste (o viene creata) una numerazione dedicata alle autofatture.
• Invito inviato dalla pagina Clienti e autorizzazione OAuth completata dal cliente.
• Parametri fiscali della sua organizzazione configurati: aliquota, conto, metodo di pagamento predefinito, numerazione. Se hai compilato i default per i nuovi clienti arrivano già impostati.
• Canale concordato per la consegna mensile dei PDF delle fatture estere (cartella condivisa, Google Drive, email dedicata).
• Primo batch di prova elaborato e verificato insieme al cliente.