XML e invio al SdI

L'anteprima XML

Prima di generare il documento su FIC puoi aprire l'anteprima del tracciato FatturaPA di ogni autofattura, direttamente dalla lista fatture o dalla revisione: utile per verificare i campi critici (TipoDocumento, natura, controvalori) prima che il documento esista. È lo stesso XML che verrà trasmesso, quindi ciò che vedi in anteprima è ciò che arriverà al Sistema di Interscambio.

L'anteprima è particolarmente utile le prime volte e quando cambi configurazione (nuova aliquota, nuova numerazione, nuovo conto di pagamento): un controllo visivo su un documento campione evita di scoprire un parametro sbagliato dopo dieci invii. A regime, molti utenti la aprono solo sui documenti segnalati come da rivedere.

Invio e stati

La generazione crea l'autofattura su Fatture in Cloud tramite le API ufficiali, singolarmente o in blocco. Da lì il documento segue il normale percorso verso il Sistema di Interscambio; lo stato di ogni fattura (elaborata, da rivedere, generata, errore) resta tracciato in piattaforma con il collegamento al documento FIC. Per i volumi mensili tipici conviene la generazione in blocco: selezioni dalla lista i documenti pronti e li generi in un'unica operazione, mentre i casi dubbi restano fuori finché non li hai rivisti. Il viaggio completo del documento, da Refattura a FIC al SdI, è descritto nell'articolo su integrazione tra autofatture e SdI.

Export XML per altri gestionali

Se non usi Fatture in Cloud, Refattura genera il tracciato e te lo consegna: scegli la destinazione in Impostazioni, scheda Autofatture, e da quel momento il bottone in Revisione e quello nella lista fatture producono un archivio ZIP invece di creare i documenti su FIC. L'archivio contiene un XML per autofattura, senza cartelle all'interno, che è la forma richiesta dagli importatori massivi dei gestionali. Con Genya l'import è già verificato: come si importa è nella pagina Genya.

Per Zucchetti Ago Infinity c’è una destinazione apposta: produce lo stesso archivio e in più un CSV da importare in Gestione Fatture, con i codici dello studio. È descritta nella pagina Zucchetti Ago Infinity.

In questa modalità la numerazione è di Refattura, non più del gestionale: la serie e l'ultimo numero emesso si impostano accanto all'aliquota, e il contatore riparte da uno a ogni anno. Il numero viene assegnato una volta sola e resta sulla fattura, quindi riscaricare lo stesso lotto restituisce gli stessi file: se il commercialista ti chiede di rimandarglieli, quello che ricevi è identico a quello che aveva già.

Servono anche i dati fiscali dell'azienda (denominazione, partita IVA e sede), che con Fatture in Cloud arrivavano dalla connessione e qui si scrivono a mano una volta, nella scheda Azienda. Senza denominazione e partita IVA l'XML non può essere prodotto: sono elementi obbligatori del tracciato. Il codice destinatario invece è facoltativo: se lo lasci vuoto nell'XML va 0000000, e il SdI recapita l'autofattura al canale che hai registrato o nel cassetto fiscale. Se lo indichi deve avere 7 caratteri: quelli da 6 sono della Pubblica Amministrazione.

Numeri e date in ordine

In una serie le date seguono i numeri: EU/4 non può avere una data precedente a EU/3. Per questo ogni lotto, sia su Fatture in Cloud sia in XML, si emette in ordine di data dell'autofattura, dalla più vecchia, e non nell'ordine in cui hai caricato i PDF.

Fatture in Cloud assegna il numero nell'ordine in cui riceve le autofatture, e Refattura gliele manda una alla volta. Se una non viene creata il lotto si ferma lì: le successive prenderebbero i suoi numeri, e lei uscirebbe dopo fatture con data più recente. A fine lotto un avviso dice quante sono state create, quale no e perché, e quante mancano ancora. Con Vai alla fattura la correggi e rimandi il lotto, che riparte nell'ordine giusto; con Invia comunque quelle che mancano partono subito, e quella respinta avrà un numero successivo a fatture con data più recente.

Se l'errore non dipende dalla fattura, come l'accesso revocato, il limite di richieste o Fatture in Cloud non raggiungibile, non c'è niente da correggere, e l'avviso non offre Invia comunque: risolto l'errore, rimandi il lotto e partono tutte nell'ordine giusto.

In XML vale anche fra un lotto e l'altro. Se una fattura arrivata in ritardo ha una data precedente all'ultima autofattura già emessa nella stessa serie, Refattura non la numera: sulla fattura trovi Autofattura non generata, con il numero e la data da rispettare. Basta portare la data dell'autofattura a quel giorno o a uno successivo e rigenerare. Una volta emessa, l'autofattura tiene la sua data, e in revisione la data non si cambia più.

L'esito della trasmissione

Creare il documento su Fatture in Cloud non è la fine del percorso: lo invii da lì, e il Sistema di Interscambio lo controlla e lo inoltra oppure lo scarta. Finché non arriva quella risposta l'autofattura non è ancora al sicuro. Refattura interroga periodicamente Fatture in Cloud e riporta l'esito nella pagina della fattura e nella lista delle fatture: non ancora inviata, in consegna, inviata, scartata, non recapitata.

Inviata è l'esito finale: il SdI non ha scartato il documento, quindi l'autofattura è emessa. L'accettazione o il rifiuto da parte del destinatario esistono solo verso la Pubblica Amministrazione, e un'autofattura non li riceve. Anche una fattura non recapitata resta emessa: non va corretta né rinviata. Finché non la invii, invece, in dashboard l'autofattura resta da inviare e tiene aperto il suo mese.

Quando il documento viene scartato mostriamo anche il codice di scarto per esteso e cosa comporta. È il dettaglio che serve per correggere: il significato di ogni codice è raccolto nel catalogo dei codici di scarto, e un file già pronto si può controllare in anticipo con il validatore XML. Quando correggi e reinvii il documento da Fatture in Cloud entro quindici giorni dallo scarto, lo stato sulla fattura si aggiorna da solo.

Errori di generazione più comuni

Quando una generazione fallisce, la fattura resta in revisione con lo stato Emissione non riuscita e il motivo scritto sotto, in rosso: quasi sempre la causa rientra in uno di questi casi.

• Numerazione non configurata: la generazione richiede una numerazione dedicata selezionata in Impostazioni, sezione Autofatture; senza, il documento va in errore.
• Numerazione rifiutata da Fatture in Cloud: una numerazione che inizia con una cifra, come 01, viene rifiutata. Cambiala in Impostazioni, sezione Autofatture, per esempio in /01, e rimanda le fatture. Finché resta così, accanto a Crea autofatture compare il motivo e il bottone è spento.
• Token FIC scaduto o revocato: la card della connessione lo segnala; ricollega con un click e rilancia la generazione dei documenti in errore.
• Conto o metodo di pagamento mancante: completa i predefiniti in Impostazioni o imposta il valore sul singolo documento in revisione.
• Errore su un documento di un batch: il lotto si ferma lì, così le successive non prendono il suo numero. Correggi il documento e rimanda il lotto, come spiegato in Numeri e date in ordine.