La prima autofattura

1. Carica i PDF

Dalla pagina Elabora trascini una o più fatture estere. Qualsiasi layout va bene: fatture native digitali, scansioni, formati di qualunque fornitore. Puoi anche importare i file direttamente da Google Drive, dopo aver collegato l'account Google in Impostazioni, tab Connessioni. Conviene caricare in batch tutte le fatture di un mese: il flusso è pensato per lavorare a lotti.

Importare i PDF da Google Drive

Se le fatture arrivano in una cartella di Google Drive non serve scaricarle. Colleghi l'account Google una volta sola da Impostazioni, tab Connessioni, poi in Elabora scegli i file dal selettore di Drive: i PDF entrano nel lotto come quelli caricati a mano e passano gli stessi controlli. Il collegamento resta attivo per i mesi successivi e si revoca dalla stessa scheda.

Sotto l'area di caricamento vedi l'elenco dei file già nel lotto, con nome e ora di caricamento. Finché non avvii l'elaborazione puoi rimuovere un PDF sbagliato e aggiungerne altri, anche tornando indietro dal passo successivo o dopo aver ricaricato la pagina. Per sostituire un file lo rimuovi e lo carichi di nuovo. Dopo l'avvio il lotto non si modifica più: una fattura da scartare la salti in revisione o la elimini dalla sua pagina.

2. Elabora

Avvii l'elaborazione in batch. L'AI estrae i dati di ogni documento (fornitore con indirizzo completo, numero, data, importi, valuta, metodo di pagamento) e il sistema applica il cambio alla data corretta. Ogni documento riceve uno stato: pronto, da rivedere o in errore.

3. Rivedi

Nella pagina di revisione controlli ogni fattura: fornitore abbinato, importi, cambio applicato, metodo di pagamento. Puoi correggere qualsiasi campo, cambiare il fornitore o crearne uno nuovo con l'anagrafica precompilata dai dati estratti. La revisione è il punto di controllo umano del flusso: l'obiettivo non è rifare il lavoro dell'AI ma validare le eccezioni segnalate. Lo stato di ogni fattura, i TD confermati in massa e le scorciatoie da tastiera sono in revisione del lotto.

4. Genera le autofatture

Confermi e Refattura crea le autofatture su Fatture in Cloud, singolarmente o in blocco, oppure le prepara in un archivio ZIP di file XML se emetti con un altro gestionale; con Zucchetti Ago Infinity arriva anche il CSV per Gestione Fatture. Prima dell'invio puoi aprire l'anteprima XML di ogni documento; su Fatture in Cloud lo stato è tracciato nella lista fatture con il collegamento al documento FIC.

Esempio passo passo

Fattura di un SaaS americano: 1.200 USD, data 10 marzo. Carichi il PDF, scegli la modalità Banca d'Italia e avvii. L'AI estrae fornitore, importo e valuta; il sistema recupera il cambio ufficiale del 10 marzo (ipotizziamo 1,0850 USD per euro) e calcola un imponibile di circa 1.106 euro. In revisione verifichi il fornitore abbinato e il metodo di pagamento, poi generi: su Fatture in Cloud nasce l'autofattura TD17 con la numerazione dedicata, l'IVA calcolata sull'imponibile in euro e il riferimento al documento originale. Tempo totale: un paio di minuti.

Errori da evitare al primo giro

I passi falsi più frequenti dei primi utilizzi sono sempre gli stessi: generare senza aver controllato il fornitore abbinato, ignorare i documenti in stato da rivedere, usare una numerazione condivisa con le fatture di vendita, e generare un TD17 su una fattura che espone già IVA italiana. Per quest'ultimo c'è una scheda per fornitore, con la citazione dalla fonte ufficiale di ciascuno, in autofattura per fornitore. Li trovi analizzati, con le contromisure, nell'articolo sui 5 errori comuni nelle autofatture; per strutturare bene il processo ricorrente c'è la guida su come ottimizzare il workflow.