Autofattura TD17 con Genya: dal PDF del fornitore all’import XML

Due strade per la stessa autofattura

Le fatture di Google Ads, AWS, Meta o OpenAI non passano dal Sistema di Interscambio: arrivano in PDF o per email. Per l'azienda che le riceve però l'obbligo resta, e su ogni servizio comprato senza IVA da un fornitore estero va trasmessa al SdI un'autofattura, o un'integrazione se il fornitore è comunitario, con il tipo documento TD17, TD18 o TD19.

Uno studio su Genya ha due strade per produrla.

1. Generarla in Genya Contabilità. Il punto di partenza è il movimento di Prima nota IVA della fattura d'acquisto: con la causale giusta, il codice ISO e l'identificativo IVA del fornitore, e le opzioni automatiche attive nel CRM del cliente, Genya genera l'integrazione o l'autofattura e la invia al SdI con il servizio HUB di Wolters Kluwer. Si può anche crearla a mano, dalla voce Integrazioni e autofatture.
2. Importarla già pronta da un altro software. Genya Contabilità ha un Importatore fatture elettroniche che legge archivi di XML FatturaPA, e Wolters Kluwer documenta il caso delle integrazioni e autofatture prodotte e trasmesse da altri applicativi.

La differenza sta in chi legge il PDF e decide il codice. Con la prima strada i dati del fornitore estero si inseriscono a mano in Prima nota, e il tipo documento è automatico solo per il TD16 e per il TD17 dei servizi da fornitori UE: per un servizio extra UE, o per dei beni, va indicato a mano. Con la seconda, l'XML arriva già compilato e il lavoro in Genya è l'import.

Prima ancora: serve davvero?

Non tutte le fatture estere richiedono l'autofattura. Una fattura che espone già IVA italiana, perché emessa da un'entità italiana del gruppo, non va integrata: è il caso di AWS e di Google Workspace, mentre Meta e OpenAI fatturano senza IVA. Fornitore per fornitore, con le fonti ufficiali, lo trovi in autofattura per fornitore.

Quando serve, il codice si decide con due domande: servizio o bene, e da dove arrivano i beni. Un servizio è sempre TD17, che il fornitore sia UE o extra UE; i beni da un fornitore comunitario spediti da un altro Paese UE sono TD18; i beni già in Italia venduti da un soggetto estero sono TD19. Gli errori di scambio più frequenti sono nell'articolo su TD17, TD18 o TD19.

L'Importatore fatture elettroniche

Secondo la documentazione di Wolters Kluwer, l'Importatore accetta un solo tipo di file: un archivio ZIP che contiene file XML, p7m o xml.p7m. Lo si raggiunge dalla Raccolta documentazione del flusso di lavoro Contabilità, oppure da Consegna documenti contabili con «Carica fatture»; poi si aggiorna finché la consegna risulta da contabilizzare, e si contabilizza.

Due dettagli fermano l'import più spesso di quanto sembri:

• per il cliente, nel CRM, deve essere attivo il servizio «Smart Consegna Fatture»;
• l'archivio deve contenere solo le fatture. Se dentro finiscono anche i file di metadati o la richiesta scaricati dall'Agenzia delle Entrate, la suddivisione delle consegne va in errore.

L'aggancio alla Prima nota IVA

Un'autofattura importata non resta un documento isolato: Genya la collega alla fattura d'acquisto già registrata in Prima nota IVA, e la mostra fra i documenti collegati del movimento. Per farlo confronta l'anagrafica del fornitore e il numero e la data della fattura originale, che l'XML dell'autofattura riporta nel blocco delle fatture collegate.

Se questi dati non coincidono esattamente, l'abbinamento automatico non scatta. In pratica conviene registrare la fattura d'acquisto con lo stesso fornitore, lo stesso numero e la stessa data che finiranno nell'autofattura, e controllare che il fornitore non esista due volte in anagrafica con nomi o identificativi diversi.

La trasmissione al SdI

L'autofattura va trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo alla ricezione della fattura, per i fornitori UE, o all'effettuazione dell'operazione, per quelli extra UE. La guida dell'Agenzia delle Entrate precisa che il documento TD17 viene recapitato solo a chi lo emette: non arriva al fornitore estero, torna sul canale dell'azienda.

Wolters Kluwer descrive l'import di autofatture prodotte e trasmesse da altri applicativi. Se l'XML lo produce un altro software, quindi, la trasmissione passa dal canale di quel software o da quello che lo studio usa già, e l'import in Genya serve alla contabilità.

Gli errori da evitare

• Il codice TD lasciato al caso. Fuori dai casi automatici il tipo documento va indicato: un servizio extra UE registrato senza TD esce senza codice o con quello sbagliato.
• Fornitori doppi in anagrafica. Se lo stesso fornitore esiste due volte con dati diversi, l'aggancio può non scattare.
• L'archivio ricompresso a mano. Aggiungere file all'archivio, metadati compresi, ferma l'import.
• Due numerazioni nella stessa serie. Se una parte delle autofatture la genera Genya e un'altra arriva da un altro software, tienile su serie distinte: un numero ripetuto nella stessa serie è un problema in qualunque gestionale.
• La scadenza del 15. Il ravvedimento operoso riduce la sanzione per il ritardo, senza azzerarla.

Come lo fa Refattura

Refattura prende la seconda strada. Carichi i PDF dei fornitori esteri, l'AI legge fornitore, importi, valuta e date, il tipo documento lo decide una regola verificabile anche per extra UE e beni, e il cambio in euro viene dalla Banca d'Italia. Ogni autofattura diventa un XML FatturaPA validato sullo schema ufficiale, con numero e data della fattura originale fra le fatture collegate, e il lotto arriva in un archivio ZIP da importare così com'è.

Uno studio che usa Genya l'ha importato e le autofatture sono finite in contabilità. Come funziona nel dettaglio è nella pagina Refattura per Genya, e i passaggi nelle impostazioni sono nella guida ai docs.

Domande frequenti

Fonti

• Wolters Kluwer, Genya Contabilità: import di file XML di fatture provenienti da altri gestionali
• Wolters Kluwer, Genya Contabilità: abbinamento automatico di integrazioni e autofatture provenienti da altro gestionale alla Prima nota IVA
• Wolters Kluwer, Genya Contabilità: tipo documento vuoto nella generazione di integrazioni e autofatture
• Agenzia delle Entrate, guida alla compilazione delle fatture elettroniche e dell’esterometro, versione 1.10