Fornitori e matching

Il matching automatico

Per ogni fattura elaborata, Refattura abbina il fornitore estratto all'anagrafica esistente con un punteggio di confidenza. In revisione vedi l'abbinamento proposto e puoi confermarlo, cercarne un altro con la ricerca fornitori o creare un nuovo fornitore con i campi precompilati dai dati estratti.

L'abbinamento usa, in ordine, quattro segnali. La partita IVAdel fornitore, confrontata dopo aver tolto spazi e prefisso paese: se coincide, l'abbinamento è certo. Il dominio web del fornitore letto dal documento (sito, email di supporto o di fatturazione, per esempio namecheap.com), confrontato con gli alias dell'anagrafica. Il nome, ridotto al suo nucleo: maiuscole, accenti, punteggiatura, suffissi societari come Inc, Ltd, GmbH, SARL e parole di contorno come "receipt" o "invoice" non contano, così Namecheap Inc, NAMECHEAP, INC. e Your receipt from Namecheap.comportano tutti alla stessa anagrafica. Solo se nessuno di questi segnali trova un candidato interviene l'AI, con un punteggio che non basta mai da solo per confermare in automatico: quel caso finisce sempre in revisione.

Una partita IVA italiana su una fattura estera viene ignorata: quasi sempre è quella del cliente destinatario, non del fornitore. Se due anagrafiche sono ugualmente compatibili, vince quella già collegata a Fatture in Cloud e, a parità, quella con più fatture abbinate. Se neanche questo decide, la fattura va in revisione con i candidati proposti.

Gli alias e l'apprendimento

Ogni anagrafica ha una lista di alias: nomi alternativi e domini con cui quel fornitore compare nei documenti. Li puoi modificare a mano dalla scheda fornitore, ma di norma non serve: quando in revisione assegni tu un fornitore, Refattura salva come alias il nome letto dal documento e i domini trovati nel PDF. Dalla fattura successiva quella variante viene riconosciuta da sola. Un dominio diventa alias solo se somiglia al nome del fornitore, a un suo alias o al nome stampato sul documento: i domini di posta generici (gmail, outlook, e simili), quelli della tua organizzazione e quelli che il documento elenca come prodotto (il dominio rinnovato su una ricevuta del registrar, l'hosting di un sito) non vengono mai salvati come alias di un fornitore.

L'apprendimento vale per la singola organizzazione: quello che insegni su una posizione non tocca le altre.

Anagrafiche e override

La sezione Fornitoriraccoglie le anagrafiche complete (denominazione, identificativo estero, indirizzo suddiviso in via, città, CAP e provincia/stato, Paese). Questi dati finiscono nel blocco cedente dell'XML, quindi la loro qualità determina la qualità delle autofatture: su cosa comporta un'anagrafica estera corretta c'è l'articolo su autofatture per acquisti dall'estero.

Quando una singola fattura richiede dati diversi dall'anagrafica (per esempio una sede diversa), puoi impostare un override per fatturasenza toccare l'anagrafica principale: vale solo per quel documento e resta visibile in revisione.

Allineamento con Fatture in Cloud

Le anagrafiche viaggiano nei due sensi, con ruoli diversi. In entrata, Refattura importa i fornitori da Fatture in Cloud al collegamento e li riallinea quando lo chiedi. In uscita, un fornitore che esiste solo qui lo pubblichi su Fatture in Cloud con un click, singolarmente o in blocco: questa operazione creal'anagrafica mancante, non sovrascrive quelle già presenti. Fatture in Cloud resta la fonte di verità, e l'allineamento non è mai automatico: è un'azione che governi tu.

In entrata l'importazione non crea doppioni: se un fornitore arrivato da Fatture in Cloud corrisponde a un'anagrafica creata qui e non ancora collegata, per partita IVA o per nucleo del nome, le due vengono unite e il nome precedente resta come alias. Se più anagrafiche locali sono compatibili, non viene scelta a caso: il fornitore viene importato come nuovo e il consolidamento resta a te.

Verifica VIES della partita IVA

Prima di emettere, la partita IVA del fornitore estero viene interrogata sul VIES, il sistema europeo di verifica delle partite IVA. Serve a intercettare in anticipo il caso in cui il fornitore non risulti registrato per le operazioni intracomunitarie, che è una delle cause di contestazione più fastidiose perché emerge molto dopo l'operazione.

La verifica riguarda solo i fornitori con sede in un paese dell'Unione Europea, Italia esclusa. Per un fornitore extra-UE (Stati Uniti, Regno Unito, Svizzera e così via) il VIES non ha senso e non compare nulla: nessun badge, nessun avviso, nessun pulsante di verifica. Lo stesso vale finché il paese del fornitore non è noto: si sblocca assegnando un fornitore con il paese compilato. Se la sede è UE ma la partita IVA manca o ha un formato non valido per quel paese, la fattura mostra un avviso giallo non bloccante: per un fornitore comunitario la partita IVA serve davvero in autofattura, quindi conviene recuperarla.

L'esito compare sulla fattura e sull'anagrafica del fornitore. Se la partita IVA non risulta iscritta puoi procedere lo stesso, ma solo lasciando una motivazione scritta, che resta registrata insieme al documento: è la prova di diligenza da esibire se qualcuno chiede conto della scelta.

Con un esito non valido la fattura si ferma in revisione e mostra cosa fare in due passi: prima controlla la partita IVA con il fornitore e premiRiverifica; se è corretta ma il fornitore non è iscritto al VIES, scrivi la motivazione e premi Procedi comunque. I due pulsanti sono sia nella riga della fattura sia nel pannello del fornitore, quello che si apre dalla sezione Banca d'Italia, così la deroga si registra anche prima di aver assegnato il fornitore. Nello stesso pannello la scelta del fornitore mostra subito la sua anagrafica in anteprima e, dopo la conferma, il pannello resta aperto con il fornitore segnato come assegnato.

Problemi comuni di matching

• Fornitore duplicato: capita quando lo stesso fornitore è stato creato due volte, per esempio con "Crea nuovo" in revisione quando esisteva già. Consolida l'anagrafica tenendone una sola e completa, aggiungi i nomi alternativi come alias, poi riabbina le fatture in revisione. Le differenze di suffisso (Acme Inc. e Acme Incorporated) da sole non generano più doppioni: il matching le ignora.
• Abbinamento a bassa confidenza: succede con fatture povere di dati (niente identificativo fiscale, nome molto diverso da quello in anagrafica, nessun dominio leggibile). Assegna il fornitore a mano la prima volta: nome e domini del documento diventano alias e dalla successiva l'abbinamento è automatico.
• Fornitore nuovo ogni mese: se l'AI propone la creazione di un fornitore che dovrebbe già esistere, controlla che l'anagrafica esistente abbia l'identificativo fiscale estero compilato, oppure aggiungi come alias il dominio del fornitore (per esempio namecheap.com): sono i due segnali più forti per il matching.